Hỏi:
Doanh nghiệp phải có và lưu giữ các tài liệu gì? Địa điểm lưu giữ? Thời hạn lưu giữ?
Trả lời:
Theo quy định của Luật doanh nghiệp:
LUẬT DOANH NGHIỆP
Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Điều luật trên được hiểu là doanh nghiệp có tài liệu nào thì mới phải lưu giữ tài liệu đó (không bắt buộc phải có tất cả các tài liệu trên), trong đó một số tài liệu doanh nghiệp phải có và số khác theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Theo quy định của luật thì công ty phải có điều lệ; công ty TNHH hai thành viên trở lên phải lập sổ đăng ký thành viên, công ty cổ phần phải lập sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; doanh nghiệp phải mở sổ kế toán từ ngày thành lập, phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm, có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải lập chứng từ kế toán.
Do đó, tài liệu mà doanh nghiệp phải có và lưu giữ bao gồm:
− Điều lệ công ty (doanh nghiệp tư nhân không có tư cách pháp nhân và không phải có điều lệ)
− Sổ đăng ký thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên
− Sổ đăng ký cổ đông đối với công ty cổ phần
− Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
− Sổ kế toán
− Chứng từ kế toán
− Báo cáo tài chính hằng năm
Tùy theo nhu cầu và trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể có tài liệu khác:
− Quy chế quản lý nội bộ của công ty
− Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp
− Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm
− Giấy phép
− Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty
− Văn bản của doanh nghiệp
− Văn bản của cơ quan nhà nước có liên quan
− Tài liệu khác
Doanh nghiệp lưu giữ các tài liệu trên tại địa điểm được quy định trong Điều lệ công ty. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định thì lưu giữ tại trụ sở chính của doanh nghiệp.
Thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của luật có liên quan. (Lưu ý: lưu giữ, không phải lưu trữ)