Hỏi:
Công ty cổ phần, thành lập ngày 20/01/2016. Vừa qua Đại hội đồng cổ đông biểu quyết, thông qua Điều lệ được sửa đổi, bổ sung, theo đó bổ sung một số quyền của Hội đồng quản trị.
Hiện tại công ty không biết cần phải làm thủ tục gì với Cơ quan đăng ký kinh doanh, bởi theo Điều 23 Luật doanh nghiệp thì Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm có Điều lệ công ty, và Điều 32 Luật doanh nghiệp quy định doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi về nội dung Điều lệ công ty (nằm trong "nội dung khác" tại điểm c khoản 1 Điều 32 của Luật).
Tuy nhiên Luật doanh nghiệp, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP không có quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục trong trường hợp công ty chỉ thông báo thay đổi nội dung Điều lệ công ty (mà không thay đổi địa chỉ trụ sở chính, tên doanh nghiệp, người đại diện, vốn điều lệ, tỷ lệ vốn góp, ngành, nghề kinh doanh, cổ đông sáng lập v.v...). Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT cũng không có mẫu văn bản thông báo thay đổi nội dung Điều lệ công ty.
Vì vậy tôi mong được giải thích, hướng dẫn cách hiểu thế nào về Điều 23 và Điều 32 của Luật doanh nghiệp, trường hợp công ty thông qua Điều lệ được sửa đổi, bổ sung thì có phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh hay không, nếu có thì hồ sơ gồm những giấy tờ gì theo quy định của pháp luật, tôi xin trân trọng cảm ơn!
Trả lời:
Khoản 6 Điều 8 Luật doanh nghiệp về nghĩa vụ của doanh nghiệp quy định doanh nghiệp: Thực hiện đầy đủ, kịp thời các nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động, báo cáo và các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Theo quy định tại Điều 23 Luật doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần gồm có:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân;
b) Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức và văn bản ủy quyền; Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật đầu tư.
Theo quy định tại Điều 31 Luật doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp/Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp/Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp/Vốn điều lệ).
Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Luật doanh nghiệp, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi về một trong những nội dung sau đây:
a) Thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
b) Thay đổi cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, trừ trường hợp đối với công ty niêm yết;
c) Thay đổi những nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 12 Luật doanh nghiệp, doanh nghiệp phải báo cáo Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày có thay đổi thông tin về họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của những người sau đây:
1. Thành viên Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
2. Thành viên Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên;
3. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Như vậy, căn cứ Luật doanh nghiệp, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT và Quyết định số 1811/QĐ-BKHĐT về việc công bố danh mục và nội dung thủ tục hành chính được chuẩn hóa thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, ngoài các trường hợp phải đăng ký thay đổi theo quy định tại Điều 31 và thông báo thay đổi theo quy định tại các điểm a, b khoản 1 Điều 32 Luật doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thông báo thay đổi những nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như: (1) Bổ sung các thông tin còn thiếu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm thông tin: số điện thoại, số fax, địa chỉ thư điện tử (email), trang thông tin điện tử (website) của doanh nghiệp; (2) Thông báo thay đổi số lượng, mẫu con dấu; (3) Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập; (4) Báo cáo thay đổi thông tin người quản lý doanh nghiệp; (5) Thay đổi thông tin thuế;...
Vì vậy:
Trường hợp "Đại hội đồng cổ đông biểu quyết, thông qua Điều lệ được sửa đổi, bổ sung, theo đó bổ sung một số quyền của Hội đồng quản trị" thì công ty tiến hành sửa đổi điều lệ, thực hiện lưu giữ theo quy định tại Điều 11 Luật doanh nghiệp mà không cần phải thông báo tới Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Những trường hợp doanh nghiệp phải gửi Điều lệ được sửa đổi, bổ sung đến Cơ quan đăng ký kinh doanh bao gồm: chuyển địa chỉ trụ sở chính sang tỉnh thành khác, thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi doanh nghiệp.